Wareneingang digitalisieren und automatisieren mithilfe von OCR
OCR zum Erfassen von Daten
Was ist überhaupt OCR? OCR steht für Optical Character Recognition und bedeutet soviel wie Texterkennung. Dies ermöglicht das Einlesen von Daten aus optischen Quellen wie Scanner, Bildern oder PDFs.
Sowentus Beleg OCR (derzeit in Entwicklung)
Wir machen uns dies zu nutze, um aus Belegen automatisch die wichtigsten Informationen zu entnehmen. Das Programm merkt sich wo, welche Informationen bei einem Kunden/Lieferant zu finden sind und wandelt die Informationen aus dem Scan oder PDF, in digitale Daten um. Die Daten können dann entweder in unser Programm iPAS/METAS übernommen, oder über verschieden Schnittstellen weiterverarbeitet werden.
Ein Beispiel für den Ablauf
1. Es kommt eine Lieferung und Sie erhalten dazu ein Lieferschein.
2. Sie legen den Lieferschein in den Scanner und Scannen diesen über das Programm ein. Dieser erscheint nun im Programm.
3. Wenn der Kunde/Lieferant bereits bekannt ist, weis das Programm, wo welche Informationen zu finden sind. Es setzt die Markierungen und Sie können noch einmal überprüfen, ob die wichtigen Daten korrekt markiert wurden.
Wenn es ein noch nicht bekannter Kunde/Lieferant ist, muss dem System einmalig gezeigt werden, wo sich was befindet. Dafür erstellt man neue Formulareinstellungen und definiert dabei was sich an welcher Position befindet.
Es kann die Farbe des Kasten hinterlegt werden, aber auch Wörter die ausgeschlossen werden.
4. Nach dem Auslesen der Daten, sieht man diese im rechten Bereich und kann Sie noch einmal überprüfen.
Automatische Verarbeitung
Viele unserer Kunden müssen den eigenen Lieferschein per PDF vorab an den Kunden senden. Machen Sie das genauso. Lassen Sie sich von Ihren Lieferanten und/oder Kunden die Lieferscheine für eingehende Waren vorab per Mail an eine festgelegte Mailadresse zusenden. Das System prüft ständig diese Mailadresse auf eingehende Mails und verarbeitet die Lieferscheine automatisch. Über die Absenderangabe können die Formulareinstellungen zugeordnet werden und der Lieferschein wird verarbeitet. Sobald der LKW auf dem Hof steht, ist der Lieferschein bereits als Wareneingang gespeichert und im EDV-System sichtbar. Sie können ihn dann nochmals kontrollieren und speichern. Bei angeschlossenem iPAS/Metas wird automatisch ein Wareneingang bzw. Kundenauftrag angelegt. In einem Unternehmen mit Lagerbuchhaltung könnte hier auch gleich der Lagerzugang gebucht werden.
Sie sparen sich die manuelle Erfassung, brauchen kein aufwändiges EDI und Sie brauchen auch kein Dokumentenmanagementsystem. In Sowentus BelegOCR ist bereits alles Notwendige enthalten. Sie können so alle Kunden/Lieferanten einbinden auch wenn diese keine moderne EDV haben.
Daten weiterverarbeiten
Wie diese erhaltenen Informationen weiterverarbeitet werden, bleibt ganz Ihnen überlassen. Natürlich können diese direkt in unser Auftragsbearbeitungssystem iPAS übernommen werden. Wir bieten aber auch verschiedene Exportformate an und stellen eine Schnittstelle zur Verfügung, um direkt auf die gelesenen Daten zugreifen zu können.
Haben Sie Interesse oder Ideen für Erweiterungen die es für Sie noch interessanter macht? Dann melden Sie sich gerne bei uns, um die perfekte Lösung für Ihre Situation zu finden.